[社会代理]吉林中信工程建设咨询有限公司招标公告（原标题：[社会代理]吉林中信工程建设咨询有限公司）

一、总则

1. 为加强公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，为公司各项工作服务，特制定本制度。

2. 公司档案是指公司在各项活动中直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案包括：

党群工作类：	包括党委、纪委、工会、共青团等工作中形成的文件材料。
行政管理类：	包括公司召开会议、制定政策、规章制度等工作中形成的文件材料。
经营管理类：	包括公司的经营决策、合同协议、市场调研、营销策划等工作中形成的文件材料。
生产技术类：	包括产品设计、工艺文件、技术标准、质量控制等工作中形成的文件材料。
产品类：	包括公司研制、生产的各种产品的文件材料。
科学技术研究类：	包括公司承担的科研项目、成果鉴定、学术论文等工作中形成的文件材料。
基本建设类：	包括公司基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等工作中形成的文件材料。
设备仪器类：	包括公司购置、自制设备仪器的文件材料。
会计类：	包括会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算材料。
干部职工档案类：	包括干部职工的履历、考核、培训、奖惩等材料。

3. 公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，由公司办公室负责统筹管理，各部门负责各自业务范围内档案的收集、整理、保管和利用工作。

二、档案的收集

1. 各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门形成的档案材料齐全完整。

2. 档案收集范围包括：

•	本部门在工作中形成的各种文件材料，包括正式文件、草稿、电报、报表、会议记录、工作计划、工作总结等。
•	与外单位来往的重要文件材料，包括合同、协议、信函、批复等。
•	本部门参与的各项活动形成的文件材料，包括庆典、竞赛、考察等活动的文件材料。
•	本部门人员的任免、调配、考核、培训等材料。
•	其他具有保存价值的文件材料。

3. 档案收集时间：

•	常规性工作形成的档案材料应在工作结束后一个月内收集齐全。
•	临时性工作形成的档案材料应在工作结束后及时收集。
•	对外来往文件应在收到或发出后及时收集。

三、档案的整理

1. 档案整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2. 档案整理的一般程序：

• 分类：	根据档案的种类和所属类别进行分类。
• 组卷：	按照文件的内容、年度、保管期限等因素进行组卷。
• 编号：	为每个案卷编制档号，档号包括全宗号、类别号、案卷号等。
• 装订：	对文件进行装订，去除金属物，确保文件平整。
• 排列：	将案卷按照一定的顺序进行排列。
• 编目：	编制案卷目录、卷内文件目录等。
• 装盒：	将案卷装入档案盒，并填写档案盒封面和脊背。

四、档案的保管

1. 公司应设置专用的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、空调、去湿机、灭火器等，确保档案的安全保管。

2. 档案库房应保持整洁、干燥、通风，温度控制在14 - 24℃，相对湿度控制在45% - 60%。

3. 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。

4. 加强档案的保密工作，非档案管理人员不得随意进入档案库房，档案库房应配备保密设施，防止档案失密、泄密。

五、档案的利用

1. 公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。

2. 外单位人员因工作需要查阅档案，应持单位介绍信，经公司办公室主任批准后，方可查阅。

3. 查阅档案应在档案库房内进行，不得将档案带出库房。如需复制档案，应经档案管理人员同意，并办理登记手续。

4. 档案管理人员应做好档案利用的登记工作，记录查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息。

六、档案的鉴定和销毁

1. 公司应定期对档案进行鉴定，由办公室牵头，会同相关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。

2. 鉴定小组根据档案的保存价值，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（16 - 50年）、短期（15年以下）。

3. 对已超过保管期限的档案，鉴定小组应提出处理意见，对确无保存价值的档案，应登记造册，经公司总经理批准后，进行销毁。

4. 销毁档案应指定两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。

七、附则

1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由公司办公室负责解释。