荆门市水利和湖泊局政府采购内控管理制度

为进一步规范本单位政府采购内部权力运行，有效防范法律风险和廉政风险，推进依法、规范、高效、廉洁采购，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规以及《财政部关于印发〈行政事业单位内部控制规范（试行）〉的通知》（财会〔2012〕21号）、《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）、《省财政厅关于加强政府采购内部控制管理的通知》（鄂财采发〔2016〕6号）等相关规定，结合本单位实际制定本制度,局直各单位参照执行。

一、总体目标

按照“全面管控与突出重点并举、分工制衡与提升效能并重、权责对等与依法惩处并行”的基本原则，以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，通过建立健全制度机制、规范流程、完善措施，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约，促进政府采购提质增效。

二、适用范围

本单位使用财政性资金购买货物、服务和工程等采购活动的内控管理。

三、责任分工

（一）规划财务科为本单位政府采购归口管理部门和财务部门，主要负责本单位政府采购工作指导督促、预算编制和执行管理，工作职责为：

1.牵头负责建立健全本单位政府采购内部控制制度机制，并督促指导执行。

2.负责组织政府采购法律法规规章制度的学习培训、宣传和督促执行；参加主管预算单位、财政部门等组织的学习培训、业务研讨、咨询论证。

3.负责政府采购业务系统的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理，负责预算管理一体化政府采购模块系统操作，负责完成政府采购信息统计工作。

4.负责政府采购项目等相关档案（含电子档案）的资料收集、整理、归档、移交档案室保存、借阅等。

5.负责组织政府采购预算的汇总、审核、编制、报送和调整，组织协调财政预算评审工作，办理采购资金的支付；

6.审核采购合同中涉及的项目预算、合同金额、支付条件等信息。

（二）采购业务科室为本单位政府采购业务需求部门，按照“谁采购谁负责”的原则负责提出政府采购项目需求、参与采购过程、组织实施采购项目，工作职责为：

1.提出项目采购预算，负责采购预算的合理性及真实性。

2.提出项目采购计划和功能需求，负责项目前期的调研及采购信息的收集和整理。

3.全程参与项目采购工作中的各环节，包括采购文件论证、采购文件审定、招标评审和中标结果审核等，并负责答复采购过程中的询问、质疑和投诉。

4.签订政府采购合同，收集并归档原始验收单据及提供验收意见，提出付款申请，办理调拨手续。

5.采购完成后，采购业务科室应对采购相关资料原件（包括采购审批材料、招投标文件、中标通知书、合同、验收资料等）及时进行归纳整理并报规划财务科。

（三）机关党委为本单位政府采购监督部门，参与抽取评标或评审专家，列席开标会议，依法对采购行为进行全程监督，受理采购中的投诉和举报，发现违纪违法问题依法依规进行查处，组织涉及政府采购问题的整改。

（四）水政水资源科为本单位政府采购法规部门，主要负责本单位政府采购法律风险防范，对于本单位政府采购有关事项的进行合法性审查。

（五）办公室为本单位政府采购资产管理部门，主要负责本单位政府采购资产的配置、预算、登记、接收和管理等工作。

四、内部决策流程

按照局机关《重大事项请示报告制度》要求，为实现规范高效决策，本单位政府采购决策程序分为一般决策程序和党组会决策程序等四类。

（一）一般决策程序。业务需求部门草拟意见报分管领导签字进行决策。

1.单项资产购置不超过3万元、批量资产购置不超过10万元。

2.购买服务单项投资不超过5万元的项目、购买服务批量不超过20万元的项目。

（二）党组会决策程序。业务需求部门报局党组负责人同意，明确审议议题和审议事项，由单位局党组研究决定后作出决策。

1.单项资产购置超过3万元（含）、批量资产购置超过10万元（含）。

2.购买服务单项投资超过5万元（含）的项目、购买服务批量超过20万元（含）的项目。

五、风险控制要求

各部门要依据部门职责，认真梳理不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，细化内部人员岗位分工，明确经办、审核等岗位的工作要求和执行标准。

（一）建立岗位之间相互监督制约机制。采购需求制定与内部审核、采购文件编制与确认、合同签订与验收等岗位原则上应当分开设置，对于评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务，原则上应当由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。

（二）建立轮岗交流制度。归口管理部门、业务需求部门要根据政府采购岗位风险等级设定轮岗周期，风险等级高的岗位原则上应当缩短轮岗年限，不具备轮岗条件的，期满后进行内部专项审计。业务需求部门要建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。

六、政府采购流程及要求

适用于本单位在一个财政年度内，同一个预算项目下的同一采购品目汇总预算金额达到湖北省现行政府集中采购目录或者采购限额标准规定的相应数额标准。一个采购项目资金来源于多个预算项目，按照汇总后的预算金额计算相应数额标准。

（一）编制政府采购预算。由各业务需求部门提出下一年度项目预算需求，报规划财务科初审、汇总。预算金额达到政府采购相应限额的，由规划财务科编制政府采购预算并明确有关指标标识；经审核未达到相应限额的，应当转为“非政府采购流程”处理。

特别注意：预留采购份额专门面向中小企业采购。业务需求部门根据项目实际，确定该项目是否专门面向中小企业、是否专门面向小微企业，不专门面向中小企业的项目，业务需求部门应当根据《政府采购促进中小企业发展管理办法》提供相应的依据。规划财务科对本单位全年政府采购项目面向中小企业的预留份额进行统筹协调。除规定可以不专门面向中小企业采购的情形外，预算金额在公开招标限额以下的货物、工程和服务政府采购项目，适宜由中小企业提供的，原则上应当专门面向中小企业采购；公开招标限额以上的货物、工程和服务采购项目，确保预留采购预算总额的50%以上专门面向中小企业采购，其中预留给小微企业的比例不低于65%。

（二）公开采购意向。业务需求部门根据批复的采购预算，结合项目实施安排，确定采购项目名称、采购品目、主要标的、预算金额、计划实施时间等意向信息。规划财务科汇总业务需求部门提交的采购意向信息，随部门预算公开同步在湖北省政府采购网上集中发布本单位全年政府采购意向信息。

（三）制定采购需求。业务需求部门负责采购需求编制，开展需求调查，按照《政府采购需求管理办法》规定的内容和要求，编制采购需求，经内部决策程序审查通过。业务需求部门可以自行组织编制采购需求，也可以委托专家、采购代理机构或者其他第三方机构编制。委托专家、采购代理机构或者第三方机构编制的采购需求，需经业务需求部门逐一审核确认，并由业务需求部门对其提出的采购需求负责。

特殊情形的处理：进口产品采购。政府采购原则上应当采购本国产品，确需采购进口产品的，应当根据《湖北省财政厅关于加强政府采购进口产品管理的通知》（鄂财函〔2016〕98号）的规定，在采购前将有关资料报市****

（四）确定采购实施方式。根据法律法规、集采目录及有关限额，合法合规确定政府采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源、竞争性磋商、框架协议采购方式。优先使用框架协议采购方式，对于特殊情形，按如下方式处理：

1.单一来源采购方式的选择。坚持从严从紧的原则，审慎选择单一来源采购方式，有且仅有以下4中情形可以采取单一来源采购。

（1）只能从唯一供应商处采购的；

（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；

（4）采用公开招标的货物、服务项目，投标截止后投标人只有1家或者通过资格审查或符合性审查的投标人只有1家。

2.采购方式变更。仅适用于依法必须公开招标、但出现《政府采购非招标采购方式管理办法》第二十七条、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第四十三条规定的情形，需要采取公开招标之外采购方式的，应当向市财政局申请采购方式变更。

（五）采购计划备案。业务需求部门编制采购计划经分管领导签字后，交规划财务科进行备案。

（六）委托采购代理机构。集中采购项目必须委托集中采购机构（荆门市****

（七）公开采购信息

业务需求部门对采购代理机构拟发布的采购信息予以审查，主要审查公告要素是否齐全、信息是否与采购文件、采购计划一致，审查通过后由采购代理机构公开发布。

（八）开展采购活动。委派采购人代表。业务需求部门负责拟定采购人代表人选，报机关党委同意后出具委托书。对技术复杂、专业性强的采购项目，通过随机方式难以确定合适评审专家的，采购人可以自行选定相应专业领域的评审专家。业务需求部门拟定评审专家的名单及理由，由机关党委报主管单位同意后，确定评审专家名单。

（九）确认采购结果。业务需求部门应当督促采购代理机构自评审结束之日起2个工作日内送交项目评审报告。业务需求部门应当自收到评审报告之日起５个工作日内，会同机关党委在评审报告确定的候选人名单中按顺序确定中标（成交）供应商，将中标（成交）结果确认函反馈采购代理机构对采购结果予以确认。

（十）发布采购结果公告。采购代理机构在收到中标（成交）结果确认书之日起2个工作日内，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，同时在湖北省政府采购网发布采购结果公告。业务需求部门负责进行跟踪督促。电子卖场、协议供货、定点采购等项目采购结果并按照规定在湖北省政府采购网公开采购结果信息。

（十一）采购合同管理。业务需求部门在项目中标（成交）通知书发出之日起五日内，严格按照采购文件及中标（成交）供应商投标（响应）文件约定事项与中标（成交）供应商协商草拟采购合同，水政水资源科在收到合同初稿后五日内开展合法性审查并将审查意见反馈业务需求部门，业务需求部门组织供应商正式签订合同。

业务需求部门应当将生效的合同副本及电子文档送规划财务科，规划财务科负责在合同签订当日起2个工作日内，在预算管理一体化系统政府采购模块完成合同备案。

（十二）履约验收。对自行验收的项目，由业务需求部门负责组建项目验收3人小组（规划财务科、机关党委、办公室各1人）。对委托代理机构开展验收的项目，根据委托协议开展有关工作。

采购人和使用人分离的政府采购项目，应当邀请实际使用人代表参与验收，参与验收的代表由实际使用人自行确定，采购人不得干扰。

向社会公众提供的公共服务项目，应当邀请服务对象代表参与验收，参与验收的服务对象代表由服务对象自行确定，服务对象为不特定人群时，可通过随机选取的方式确定，并将有关情况在一定范围内公开。

（十三）资金支付。由规划财务科通过预算一体化系统，严格按照合同约定和国库管理制度规定办理资金支付。

（十四）资料归档。采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购活动相关资料的保存期限为自采购结束之日起15年。

规划财务科负责采购项目档案的收集、整理、归档，鼓励采用电子档案保管，每年年初将上一年度形成的档案资料移交档案室保存。

（十五）询问、质疑与投诉处理。业务需求部门负责答复采购过程中的询问、质疑和投诉。确保在3个工作日内对供应商依法提出的询问作出答复；确保在收到供应商书面质疑后5个工作日内作出答复，对情况较复杂的事项原则上不得超过7个工作日；收到财政部门送达的投诉答复通知书后，业务需求部门负责组织相关部门、采购代理机构和评审专家等研究答复意见，在规定时间内作出答复，并如实提供相关证明材料。

财政部门要求暂停采购活动的，业务需求部门应当立即暂停采购活动，依法告知相关参与各方。

收到财政部门作出的投诉处理决定后，按照相关要求开展采购活动。

配合监督检查。收到财政部门送达的监督检查通知书后，业务需求部门根据通知书要求，组织相关部门、采购代理机构和评审专家在规定时间如实提供相关财政部门调取的有关资料，视情况作出书面说明。财政部门要求暂停采购活动的，业务需求部门应当立即暂停采购活动，依法告知相关参与各方。收到财政部门作出的监督检查处理决定后，按照相关要求开展采购活动。